Hướng dẫn thủ tục liên quan đến công chứng, chứng thực
I. Quy định chung
1. Công tác chứng thực chữ ký gồm các việc sau:
Chứng thực bản sao từ bản chính;
Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đề nghị chứng thực;
Chứng thực chữ ký người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
2. Các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là động sản, văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế không làm thủ tục chứng thực mà làm thủ tục công chứng tại Đại sứ quán (Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 và Luật Công chứng năm 2014).
3. Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau:
Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.
Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội;
II. Chứng thực bản sao
1. Quy định chung
Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm: (i) Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; (ii) Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2. Hồ sơ bao gồm:
Bản sao;
Xuất trình bản chính để đối chiếu;
Lưu ý: Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao (Điều 20.1 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

3. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

III. Chứng thực chữ ký của người đề nghị chứng thực

1. Hồ sơ bao gồm:
01 bản chụp hộ chiếu (trang nhân thân và trang có chữ ký);
01 bản chụp giấy phép cư trú tại Hàn Quốc (nếu giấy phép cư trú được dán trong hộ chiếu thì chụp trang hộ chiếu liên quan; nếu giấy phép cư trú là thẻ nhựa thì chụp thẻ);
Giấy tờ, văn bản có chữ ký của người đề nghị chứng thực, kèm theo 01 bản chụp để lưu hồ sơ;
2. Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền.
3. Việc chứng thực chữ ký sẽ không được thực hiện trong các trường hợp sau:
Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch.
IV. Chứng thực chữ ký người dịch
1, TLSQ chứng thực chữ ký người dịch là viên chức ngoại giao/ nhân viên địa phương của TLSQ trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
2. Hồ sơ
Giấy tờ, văn bản cần dịch (kèm 01 bản chụp);
Bản chụp (xuất trình bản chính để đối chiếu) hộ chiếu của người đề nghị. Trường hợp giấy tờ, văn bản cần dịch do cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp,công chứng, chứng nhận thì phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước khi đề nghị chứng thực (Điều 32.5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
3. Việc chứng thực chữ ký người dịch sẽ không được thực hiện trong trường hợp giấy tờ, văn bản cần dịch thuộc diện sau:
Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
V. Thủ tục công chứng
1. Tổng Lãnh sự quán có thể công chứng các hợp đồng, giao dịch, cụ thể như:
Hợp đồng ủy quyền
Văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế
Văn bản cam kết tài sản riêng
Di chúc.
2. Hồ sơ bao gồm:
Văn bản đề nghị công chứng, kèm theo 01 bản chính để lưu hồ sơ;
01 bản sao hộ chiếu;
01 bản sao giấy phép cư trú tại Hàn Quốc (trường hợp giấy phép cư trú dán trong hộ chiếu thì chụp trang hộ chiếu liên quan; trường hợp giấy phép cư trú là thẻ nhựa thì chụp thẻ nhựa);
01 bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
01 bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
3. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì lãnh sự đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ.

VI. CÔNG CHỨNG TÍNH XÁC THỰC, HỢP PHÁP CỦA HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN, GIAO DỊCH (Quyền sở hữu, quyền sử dụng đất, tài sản…)
Hồ sơ
Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng. giao dịch theo mẫu;
Bản sao giấy tờ tùy thân (hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế) của người yêu cầu công chứng, Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện (nếu là người đại diện);
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Phí/lệ phí: Quy định tại Thông tư 264/2026/TT-BTC ngày 14/11/2016 và Thông tư 113/2021/TT-BTC ngày 15/12/2021 của Bộ Tài chính.